De bedrijfswagen is jarenlang een vanzelfsprekend extralegaal voordeel geweest. Maar de spelregels veranderen. Wie vandaag bedrijfswagens aanbiedt, krijgt in de nabije toekomst ook te maken met het mobiliteitsbudget. En dat vraagt een stevige basis. Die basis heet de car policy.
Veel werkgevers horen de term, maar weten niet precies wat erin staat. Laat staan hoe ze die moeten aanpassen als het mobiliteitsbudget erbij komt. Dit artikel legt het stap voor stap uit. Na het lezen weet je wat een car policy is, welke elementen erin thuishoren, en waarom het nu het juiste moment is om die in orde te brengen.
Wat een car policy precies inhoudt
Een car policy is een beleidsdocument. Het bundelt alle rechten, plichten en afspraken rond bedrijfswagens in jouw organisatie, voor werkgever én werknemer.
Denk aan: wie heeft recht op een wagen, hoe mag die gebruikt worden, wat zijn de regels bij privégebruik. Zonder dat document is er ruimte voor discussie. Intern, maar ook bij een controle door de sociale inspectie of de fiscus.
Veel bedrijfsleiders denken dat een car policy enkel iets is voor grote bedrijven. Dat klopt niet. Zodra je één of meerdere werknemers een bedrijfswagen geeft, is een formele car policy verstandig. En als je het mobiliteitsbudget wil invoeren, is ze wettelijk verplicht.
Wat er typisch in staat en wat er vaak ontbreekt
Een goede car policy dekt minstens vijf elementen:
- wie recht heeft op een wagen en op basis van welke functiecategorie
- of privégebruik is toegestaan, en onder welke voorwaarden
- wat er gebeurt bij ziekte of einde van de arbeidsovereenkomst
- hoe schade, boetes en aansprakelijkheid worden verdeeld
- oplaadregels voor elektrische wagens: thuis, op het werk of aan publieke laadpalen
Dat laatste punt wint snel aan belang. Elektrische wagens worden steeds meer de norm, zeker voor wie wil toetreden tot de eerste pijler van het mobiliteitsbudget. Maar concrete oplaadafspraken ontbreken in veel bestaande car policies, of zijn verouderd.
Wat ook regelmatig ontbreekt: een duidelijke omschrijving van de toekenningscriteria per functiecategorie. Die zijn nodig om de Total Cost of Ownership (TCO) correct te berekenen. TCO is nu eenmaal de basis van elk mobiliteitsbudget.
Waarom je car policy nu urgenter is dan ooit
Hier zit de kern. Een car policy is geen nice-to-have meer. Ze is de wettelijke basis voor het mobiliteitsbudget.
De wet van 17 maart 2019 legt dit zwart op wit vast: om het mobiliteitsbudget te kunnen invoeren, moet een werkgever zijn toekenningsregels voor bedrijfswagens kunnen verantwoorden via een formeel mobiliteitsbeleid. Zonder car policy kun je dus niet starten, ongeacht de grootte van je bedrijf.
En er is een tweede reden om nu actie te nemen. De federale regering werkt aan een uitbreiding van de regels. Volgens het voorontwerp van wet, goedgekeurd door de ministerraad op 9 januari 2026, zou het mobiliteitsbudget verplicht aangeboden moeten worden:
- vanaf 1 januari 2027 voor werkgevers met minstens 50 werknemers
- vanaf 1 januari 2028 voor werkgevers met minder dan 50 maar meer dan 15 werknemers
- werkgevers met minder dan 15 werknemers zouden worden vrijgesteld
Dit is een voorontwerp van wet. Het wetgevend proces is nog niet afgerond en de regels kunnen nog wijzigen. Volg de officiële website van het mobiliteitsbudget voor de meest recente updates.
Bedrijven die hun car policy nu al op orde brengen, zetten de eerste stap. Wie wacht, riskeert een inhaalbeweging onder tijdsdruk.
Zo maak je van je car policy een springplank voor het mobiliteitsbudget
Je hoeft je car policy niet volledig te herschrijven. Maar een grondige update is wel aan de orde. Vijf concrete aandachtspunten:
- Leg de toekenningscriteria vast. Welke functies hebben recht op een wagen? Dit is de basis voor de TCO-berekening en dus voor het mobiliteitsbudget.
- Voeg oplaadregels toe voor elektrische wagens. Wie betaalt de laadpas? Wat is de volgorde: op het werk, thuis of aan een publiek punt?
- Definieer privégebruik. Mag de wagen buiten werkuren gebruikt worden, en zo ja, door wie en onder welke voorwaarden?
- Beschrijf wat er gebeurt bij ziekte of vertrek. Wanneer wordt de wagen teruggenomen? Dit heeft directe gevolgen als een werknemer overstapt naar het mobiliteitsbudget.
- Zorg voor een formele schriftelijke opmaak. Het mobiliteitsbudget vereist een schriftelijke overeenkomst als bijlage bij de arbeidsovereenkomst. Een informele afspraak volstaat niet.
Jouw car policy als vertrekpunt
Een car policy is geen bureaucratisch document dat stof verzamelt in een la. Ze is de basis waarop je een modern mobiliteitsbeleid bouwt. En met de verwachte uitbreiding van het mobiliteitsbudget in het vooruitzicht, is nu het moment om die basis te leggen of te versterken.
Monizze helpt werkgevers om die stap concreet te zetten, van TCO-berekening tot het volledig beheer van het mobiliteitsbudget.
